Многие компании, которые заботятся о своих документах и стремятся к порядку в них, не просто создают архив, а отправляют его на профессиональное внеофисное хранение в специально созданные для этого хранилища.
В этой статье мы разберемся, как устроена организация хранения документов в архиве и на что нужно обращать внимание, выбирая для себя подрядчика.
Максимальная безопасность помещения
В первую очередь важно убедиться, что документы, которые вы отправляете на внеофисное хранение будут в полной безопасности. Как правило, помещения должны быть оборудованы следующими системами:
- охранной сигнализации;
- пожарной сигнализации;
- автоматической системой пожаротушения, подходящей для бумажных носителей;
- климат-контроля, для того, чтобы поддерживать оптимальный режим температуры, влажности, освещенности и чистоты воздуха.
Оборудование для хранения
Помещение должно быть оборудовано всем необходимым для бережного, аккуратного и компактного размещения бумаг: стеллажами (исключительно металлическими, использовать деревянную мебель запрещено из-за возможности появления в ней насекомых и плесени), коробами (защищают от света и пыли, систематизируют), папками и т.д.
Система кодирования данных
В надежное хранилище не могут попасть посторонние. Но для дополнительной защиты в серьезных местах используется система кодирования данных. Вся информация о заказчике, о содержимом фонда и прочие сведения особым образом закодированы так, что человек, не имеющий специального ключа, просто не может расшифровать их. А значит, не может получить доступ к сведениям.
Порядок размещения документов
Как уже было сказано, бумаги хранятся в специальных коробах (в папках или без них), но прежде, чем они попадут туда, обязательно проводится архивная обработка документов. Эта процедура:
- позволяет отобрать для архива только те бумаги, которые, действительно, нуждаются в пребывании там;
- определяет сроки их хранения;
- готовит их особым образом;
- систематизирует их.
Непременно должен быть создан каталог, а также — очень желательно — электронный архив.
Как получить доступ к бумагам?
Одно из главных опасений людей, которые планируют отправить бумаги на внеофисное хранение, становится страх не получить доступ к документам, когда они нужны.
Этот страх совершенно не оправдан. По первому запросу от аккредитованного вашим руководителем списка сотрудников документы могут доставить к вам в офис, отправить по факсу, а также позволить поработать с ними в специально созданном для этого рабочем помещении прямо на территории хранилища.
